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「経費精算が面倒」という方は多いのではないでしょうか。特に毎日、何社も取引先を訪問するような営業担当者は、取引先への交通費やお客さまとの会食・物品購入……こうした経費のレシートがどんどん増えていきます。精算しなければ戻ってこないとはいえ、やはり手間がかかるものです。それ以上に総務や経理担当者はこうした書類の確認、保存に頭を悩ませていることでしょう。
電子帳簿保存法なら、一部スキャナ保存もOK
会社は領収書などを含む、国税関係帳簿書類を保存する義務があります。これらの書類について、会社は帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、確定申告書の提出期限から原則7年間保存しなければなりません。
しかも帳簿書類の保存方法は、原則「紙」です。パソコンで作成した帳簿書類でもプリントアウトした紙で保存しなければなりません。紙で保存すると、枚数も多くなるため保管スペースを必要とします。大企業となれば保管コストも高くつくことになります。
しかし、一定の条件を満たすものであれば、電子データで保存することが認められています。これが国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律、いわゆる「電子帳簿保存法」における「スキャナ保存」です。領収書、請求書、見積書など、「真実性」「可視性」を確保する一定の要件を満たせば、電子保存ができます。
帳簿書類のうち手書きで作成する帳簿などはスキャナでの保存は不可ですが、最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するものがスキャナで電磁的記録による保存等が認められます。
2017年からスマホ撮影でもOKに
従来、スキャナの種類は原稿台との一体型装置に限られてきましたが、平成28年度の税制改正でこの条件が廃止されることになりました。
また、上記の改正とあわせて、改ざんなどを防ぐため、領収書などの受領者や作成者がその書類を読み取る場合の要件が整備されました。書類の受領後にその受領者等が署名のうえ、3日以内に認定業者が発行する「タイムスタンプ」を付すことが要件とされました（この場合、A4以下の書類については、大きさに関する情報の保存は不要）。
この2つの改正により、2017年からはスマホやデジタルカメラで撮影した画像でも認められるようになります。（原本については、税理士などによる定期的な検査終了までは廃棄できませんが、検査後は廃棄可能となります。）
この改正後の要件のもと、スマホやデジタルカメラによる領収書などの画像を「スキャナ保存」するためには、利用開始の3ヵ月前の申請が必要であり、既に従来の「スキャナ保存」を申請済みの場合でもこの要件で利用するためには新しく申請することが必要です。
経費精算処理におけるスマホ利用解禁は、営業担当者や総務、経理担当者だけでなく、会社全体の業務改善にもつながると期待できます。領収書をスマホで撮影して経費精算も同時にできるようになれば、より一層時間とコストの有効活用も期待できるでしょう。効率が上がり、コストも削減できる、とメリットも多いですが、改ざんなどが生じないよう、しっかりとしたチェックは欠かせません。
来年のスタートに向けてルールや規程が変わる会社もあるでしょう。総務、経理担当者に確認されてはいかがでしょうか。
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